Zenone – mit Xentral zum Erfolg

Um Ordnung in die angewachsene Warenwirtschaft zu bringen, entschloss Gründer Heiko Heiden sich dazu, in ein ERP-System zu investieren. Seine Wahl fiel auf Xentral. Eine Lösung, die seinen Bedarf abdeckt, dabei aber sehr komplex ist. Unterstützung bei der Implementierung erhielt er von otaja - und berichtet hier von seinen Erfahrungen.


Heiko Heiden ist unsicheres Fahrwasser gewohnt: Die Messeorganisation ist ein unsteter Beruf, in dem sich stressige Phasen und Leerlauf abwechseln. Er sehnte sich nach mehr Stabilität. Als er 2019 über das FBA-Programm (Fulfillment by Amazon) von Amazon stolperte, witterte er seine Chance.


Er wagte den Sprung ins kalte Wasser: Im September 2019 übernahm er mit ZenOne das Geschäft von einem bestehenden Amazon-Seller. Der Handel mit Fitnesszubehör florierte zwar, war aber alles andere als ein Selbstläufer. Das Projekt erwies sich als Vollzeitjob, der von Anfang an große Herausforderungen mit sich brachte.


Vor allem die Warenwirtschaft, aufgebaut auf ein fragiles System komplexer Excel-Listen, erwies sich als fehleranfällig und problembehaftet. Die regelmäßig notwendigen Updates stellten sich zusätzlich als Zeitfresser heraus.

Steuerlos im Zahlenmeer

Heiden, der das Geschäft in einer für ihn sowieso schon stressigen Zeit aufbaute, fürchtete bald, die anspruchsvolle Buchhaltung könnte ihm über den Kopf wachsen. Ihm wurde klar, dass die manuelle Buchung entschieden zu viel Zeit in Anspruch nahm. Automatisierung musste her, auch, um Skalierung zu ermöglichen und Fehlerquellen zu reduzieren.


Da er ohnehin plante, die Webseite im Herbst 2020 zu überarbeiten und Shopify anzubinden, sondierte er schon einmal den Markt, um eine effiziente Lösung zu finden. Ende 2020 wurde es dann endgültig Zeit für eine zentrale Warenwirtschaft.


Doch welcher Anbieter ist der richtige, nach welchen Kriterien sollte man sich richten? 

Für Heiko Heiden gab die Empfehlung eines Bekannten den Ausschlag. Der war mit Xentral sehr gut gefahren und sprach eine klare Empfehlung aus. Damit war es beschlossene Sache:

ZenOne wird mit Xentral von Grund auf neu strukturiert und ins 21. Jahrhundert geholt.

Land in Sicht

Und tatsächlich erwies sich Xentral auch für ZenOne als vielseitiges System - und birgt vor allem noch zahlreiche Bereiche, die bei weiterem Wachstum schnell spannend werden können. Die Software funktioniert nach dem Baukastenprinzip und lässt sich so modular nutzen und den eigenen Bedürfnissen anpassen.


Doch um zu erkennen, welche Funktionen und Möglichkeiten wirklich sinnvoll für die Weiterentwicklung des eigenen Geschäfts sind, bedarf es einiger Erfahrung. Die korrekte und sinnvolle Implementierung war für ZenOne daher ein wichtiges Thema. Für den Laien schien es fast unmöglich, solch ein komplexes System im Alleingang sauber aufzubauen.

Richtiges Andocken will gelernt sein

Wer nicht weiß, welche Schnittstellen wo hingehören und über keine umfassende Expertise verfügt, kann sich laut Heiko Heiden nur über viele Stunden hinweg das nötige Wissen aneignen – oder sich gleich für einen kompetenten Berater entscheiden.

Als er sich deshalb an Xentral wandte, um Unterstützung bei der Implementierung zu erhalten, wurde ihm geraten, sich die Experten von otaja ins Boot zu holen.


Wiederum eine gute Empfehlung, wie sich schnell herausstellen sollte:

otaja übernimmt das Ruder

Mit Hilfe von otaja - mittlerweile auch Teil von Xentral- verlief die Implementierung nahezu reibungslos. Bei der Übergabe ergaben sich keinerlei Probleme. Bei mehreren hunderten Aufträgen pro Tag war es wichtig, während der Umstellung keine Verzögerungen im laufenden Geschäft zu haben. Es zeigte sich, dass es von unschätzbarem Wert ist, jemanden an der Seite zu haben, der die Kniffe und Möglichkeiten der Warenwirtschaft aus eigener Erfahrung kennt und zielsicher unterstützen und beraten kann. Der versteht, was gefordert wird und der etwaige Anfragen umgehend bearbeitet.


Potenzial lässt sich so erkennen und ausschöpfen, für jede Herausforderung gibt es eine individuelle Lösung mit dem richtigen Maß an Unterstützung.

Stundenpakete für flexible Unterstützung und eine unkomplizierte Zusammenarbeit konnten Heiko Heiden restlos überzeugen. Sein Fazit nach erfolgreicher Zusammenarbeit mit otaja:


„Die Kommunikation ist absolut top, die Beratung erstklassig.”


Klingt gut, doch welche konkreten Vorteile ergeben sich für Heiden? Skalierungseffekte zeigen sich seiner Einschätzung nach deutlich schneller und administrative Aufgaben – wie etwa das Einpflegen von Daten – konnten mittlerweile auf ein Minimum reduziert werden. Insgesamt war er so in der Lage, wöchentlich mehrere Stunden einzusparen, die er jetzt darauf verwendet, neue Geschäftsfelder zu erkunden und Ideen für Neuerungen zu entwickeln.


Übrigens: Diese positiven Erfahrungen beim Onboarding-Prozess können ab sofort alle Xentral-Kunden teilen! 

Wir stellen vor: Die Xentral Academy. Der praxisorientierte Videokurs, von otaja erstellt und nun bei Xentral frei zu eurer Verfügung, versorgt euch mit Tipps und Tricks rund um Implementierung und Anwendung. Über 200 Videos helfen euch auf unterhaltsame Weise, das Beste aus eurem ERP-System rauszuholen, egal, ob ihr ganz am Anfang der Einrichtung steht oder schon alte Xentral-Hasen seid.

ZenOne nimmt Fahrt auf

Das neue ERP-System verschafft Heiko Heiden schneller die nötige Zeit, um das Markenprofil zu schärfen, neue Märkte zu sondieren und sich auch mit dem Thema Nachhaltigkeit zu beschäftigen.

Für ihn hat es sich in kürzester Zeit bezahlt gemacht, in Xentral zu investieren:

Wenn der Vertrieb automatisch funktioniert, können im nächsten Schritt die zusätzlichen Möglichkeiten entdeckt und bei Bedarf genutzt werden. Wird Xentral effizient und sinnvoll angebunden, lassen sich zudem in vielen Fällen die Prozesse optimieren. Das bedeutet mehr Unabhängigkeit durch höhere Effizienz.


Entwicklung, Identität und Charakter stehen für den Geschäftsmann Heiden klar im Fokus.

Ihm geht es nicht um schnellen Profit, deshalb arbeitet er auch immer weiter an seinen Produkten und seiner Firma, statt eines der zahlreichen Kaufangebote anzunehmen. Dafür findet er jetzt die Zeit, weil Arbeitsschritte und Zeitaufwand erheblich reduziert werden konnten.

Die Probleme der Vergangenheit sind mittlerweile ausgeräumt. Heiko Heiden erfasst seine Geschäftszahlen dieser Tage, wie ein erfahrener Seemann den Ozean überblickt. So kann er jederzeit erkennen, woher der Wind weht und den Kurs korrigieren - ohne dabei sein Ziel aus den Augen zu verlieren.