Permanente Inventur: Alles was du wissen musst auf einen Blick

Als vereinfachtes Inventurverfahren bietet die permanente Inventur zahlreiche Vorteile. Welche das sind, was sich hinter der Inventurmethode verbirgt und welche Voraussetzungen du erfüllen musst, erfährst du in diesem Beitrag!

Wie funktioniert die permanente Inventur?

Jedes buchführungspflichtige Unternehmen muss in Deutschland jährlich eine Inventur vornehmen. Hierbei werden Vermögensgegenstände sowie Schulden erfasst, bewertet und in die Bilanz überführt. In der Regel wird diese Inventur zum Ende des Geschäftsjahres durchgeführt.

Die permanente Inventur ist ein vereinfachtes Inventurverfahren. Die Besonderheit bei dieser Inventurmethode: Die Inventur kann an einem beliebigen Tag durchgeführt und danach fortgeschrieben werden.

Im Rahmen der Inventur werden deine Bestände körperlich und buchmäßig erfasst. Das heißt, es erfolgt eine körperliche Bestandsaufnahme deiner Vermögensgegenstände und Schulden. Dazu zählst, misst oder wiegst du deine Vermögensgegenstände. Bei einigen Positionen wie beispielsweise Bankkonten oder Darlehen musst du auf Dokumente aus der Buchhaltung zurückgreifen. Die Ergebnisse der Bestandsermittlung werden in einem Inventar festgehalten. Dieser Prozess ist der Ausgangspunkt für die permanente Inventur.

Ab dann können Bestände über das Jahr fortgeschrieben werden. Das heißt, dass jeder Zu- und Abgang dokumentiert wird, beispielsweise mit einem Warenwirtschaftssystem. In einem sogenannten Lagerbuch muss sorgfältig jede Bestandsänderung festgehalten werden. Einmal jährlich muss der Soll-Bestand der Lagerbuchführung mit dem Ist-Bestand verglichen werden. Dabei müssen nicht alle Bestände gleichzeitig überprüft werden.

Ein Händler könnte beispielsweise eine Warengruppe im Januar und eine weitere Warengruppe im Mai desselben Geschäftsjahres erfassen.

Warum sollte ich eine permanente Inventur machen?

Die Flexibilität der permanenten Inventur sorgt dafür, dass dein Unternehmen den Geschäftsbetrieb nicht aussetzen muss. Oftmals kommt es vor, dass Unternehmen bei einer Stichtagsinventur für einen oder mehrere Tage im Jahr den Betrieb stilllegen und sich nur um die Inventur kümmern. Mit einer permanenten Inventur störst du den Betriebsablauf weniger.

Permanente Inventur: Voraussetzungen

Damit du die Vorteile der fortlaufenden Inventur nutzen kannst, musst du zwingend die nötigen Voraussetzungen erfüllen. Vereinfacht gesagt müssen die Bestände zu jedem Zeitpunkt aktuell sein. Damit bestehen hohe Anforderungen an die Lagerbuchführung. Zu den Voraussetzungen für die permanente Inventur zählen:

• Jederzeit aktuelle Lagerbuchführung: Du musst ein Lagerbuch führen und alle Zu- und Abgänge einzeln nach Datum, Art und Menge dokumentieren.

• Aufbewahrungspflicht: Du musst alle relevanten Belege mindestens zwei Jahre und Inventurprotokolle zehn Jahre aufbewahren.

• Jährlicher Bestandsabgleich: Einmal im Geschäftsjahr muss eine körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt und mit den Buch-Beständen verglichen werden, damit nicht gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verstoßen wird.

• Korrekturpflicht: Bei Inventurdifferenzen muss eine Korrektur der Buchbestände erfolgen und genau dokumentiert werden.

• Unregelmäßige Überprüfung: Durch außerplanmäßige Inventuren einzelner Produkte sollte das permanente Fortschreiben der Bestände von den Verantwortlichen kontrolliert werden.

Permanente Inventur: Nicht für jede Branche geeignet

Zusätzlich zu diesen strengen Voraussetzungen gibt es für bestimmte Fälle noch Sonderregelungen. Die permanente Inventur ist nämlich nicht für alle Warengruppen und Vorräte erlaubt. Dazu gehören:

• Bestände, die unkontrollierten Abgängen in Form von Schwund, Verderb, Verdunstung oder Zerbrechlichkeit unterliegen

• Besonders wertvolle Wirtschaftsgüter

Für Unternehmen, die dokumentierte Erfahrungswerte über spontane Bestandsveränderungen vorweisen und diese annähernd schätzen können, besteht möglicherweise eine Ausnahme.

Vorteile der permanenten Inventur

Wenn du die Voraussetzungen der permanenten Inventur erfüllst, kannst du zahlreiche Vorteile dieser vereinfachten Inventurmethode genießen. Der wohl größte Vorteil besteht in der Flexibilität, die dieses Verfahren bietet. Statt auf einen Stichtag angewiesen zu sein und gegebenenfalls den Betriebsablauf zu stören, kannst du die körperliche Bestandsaufnahme frei planen und einzelne Warengruppen an unterschiedlichen Terminen erfassen.

Neben diesem großen Vorteil bietet die permanente Inventur noch weitere Vorzüge, unter anderem:

• Geringere Kosten – bessere Planung des Personal- und Arbeitsaufwands, keine externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter notwendig

• Freie Wahl des Inventurzeitpunktes auf Basis der individuellen Unternehmensbedürfnisse

• Freiheit in der Bestandszählung – Bestände können erfasst werden, wenn diese am geringsten sind

• Geringere Störung des Betriebsablaufs – Vermeidung von Betriebsunterbrechungen oder -stillstand

• Erhöhung der Genauigkeit durch fehlender Zeitdruck

• Inventurdifferenzen lassen sich durch regelmäßigen Abgleich schneller identifizieren

• Regelmäßige Bestandserfassung erlaubt genaueren Blick über Lagerbestände – Echtzeitdaten abrufbar

Für wen eignet sich die permanente Inventur

Neben den Vorteilen der permanenten Inventur gibt es natürlich auch Nachteile, die man bei der Entscheidung zwischen den unterschiedlichen Inventurverfahren berücksichtigen muss. Zum einen können nicht alle Unternehmen die vereinfachte Inventurmethode nutzen bzw. ist diese nicht für alle Vermögensgegenstände zulässig. Zum anderen ist der buchhalterische Aufwand der stetigen Erfassung aller Zu- und Abgänge hoch.

Der Aufwand lohnt sich für Unternehmen, die über eine Softwareunterstützung wie beispielsweise ein ERP verfügen und Geschäftsvorgänge nahtlos abbilden können.

Permanente Inventur vs. Stichtagsinventur

In der Praxis gibt es einige Inventurverfahren, die je nach Branche und Güter zur Anwendung kommen können. Eine gängige Methode ist die Stichtagsinventur. Wie der Name bereits vermuten lässt, fällt diese Inventur auf einen bestimmten Stichtag. In der Regel ist dieser der Bilanzstichtag des Unternehmens. In den meisten Fällen findet die Stichtagsinventur also am Ende oder Anfang des Jahres statt. An diesem Tag werden alle Bestände mittels körperlicher Bestandsaufnahme (messen, wiegen, zählen oder schätzen) erfasst.

Der Aufwand dieser Methode ist nicht zu unterschätzen. Oftmals kommt es vor, dass entweder externe Mitarbeitende für diesen Prozess angestellt und/oder das Geschäft vorübergehend für den Zeitraum der Inventur geschlossen wird.

Fazit

Das vereinfachte Inventurverfahren der laufenden Inventur ist nicht für jedes Unternehmen geeignet. Wer die strengen Voraussetzungen der permanenten Inventur erfüllt, genießt jedoch eine große unternehmerische Freiheit in der Durchführung der Inventur. Eine entsprechende Softwareunterstützung ist zwingend erforderlich.