8 Zeitmanagement-Methoden für mehr Produktivität

Zeit ist Geld: In diesem Blogbeitrag stellen wir dir hilfreiche Methoden für ein besseres Zeitmanagement vor.

8 Zeitmanagement-Methoden für mehr Produktivität | Xentral Blog
Elisabeth Büschler
Zeitmanagement

Sobald sich ein erster Wachstumserfolg einstellt, wird auch der Berg an Aufgaben stetig größer. Was sich dagegen nicht vermehrt, ist die dir zur Verfügung stehende Zeit. Da du dich verständlicherweise nicht 24/7 deinem Unternehmen widmen willst, musst du deine Zeit möglichst effizient nutzen. In diesem Blogbeitrag stellen wir dir 8verschiedene Zeitmanagement-Methoden vor, die dir dabei helfen werden, dein Tagespensum in den Griff zu bekommen. Manche von ihnen trennen Relevantes von Irrelevantem, bei anderen handelt es sich um Methoden, die du aktiv auf deine Arbeitsweise anwenden kannst. Reinschauen lohnt sich!

Der Tag hat 24 Stunden, 1.440 Minuten, 86.400 Sekunden oder … Lassen wir das, es ist ohnehin müßig, sich über die Zeit an sich Gedanken zu machen, denn sie ist etwas Unumstößliches. Vielmehr sollte man sich darüber klarwerden, wie man die gegebene Zeit am besten nutzt. Das gilt auch, wenn nicht vor allem, in der Geschäftswelt.

Wenn du selbst ein kleines oder mittleres Unternehmen führst, wirst du es vermutlich schon gemerkt haben: Mit dem (Wachstums-)Erfolg gehen auch zunehmend mehr Aufgaben einher, die am Ende eines Tages erledigt sein wollen. Damit dir das gelingt, stellen wir dir in diesem Beitrag 8 der besten Zeitmanagement-Methoden vor.

Zeitmanagement im Unternehmen: Warum gerade Startups immer wieder daran scheitern

Bei einer deutschlandweiten Umfrage von statista.de gaben 24,64 Millionen Teilnehmerinnen und Teilnehmer an, zu wenig Zeit zu haben. Zeitmangel ist vor allem im immer rasanter werdenden Unternehmensalltag ein Problem. Der Ruf nach einem gelungenen Zeitmanagement ertönt dabei auch aus der Startup-Szene.

Warum ist das so? Während etablierte Unternehmen bereits funktionierende Workflows entwickelt und umgesetzt haben, sind Startups auch auf organisatorischer Ebene noch in der Findungsphase. Sie müssen effektives Zeitmanagement erst noch erlernen. Hinzu kommt, dass sich mit dem ersten Unternehmenserfolg auch mehr und mehr Aufgaben anhäufen. Das erfordert eine gute Vorausplanung. Damit dir diese zukünftig leichter von der Hand geht, stellen wir dir im Folgenden 8 Zeitmanagement-Methoden vor, die sich bereits in der Praxis bewährt haben.  

8 effektive Zeitmanagement-Methoden für dein Business

Zeitmanagement-Methode #1: Das Pareto-Prinzip

Wie eine kurze Recherche belegt, gibt es ganze Bücher rund um das Pareto-Prinzip. Dabei lässt sich diese Zeitmanagement-Methode schnell erklären: Im Wesentlichen geht es darum, mit 20 Prozent des Aufwands bzw. der Zeit 80 Prozent aller anfallenden Aufgaben zu erledigen.

Klingt utopisch, ist es aber nicht. Die größte Herausforderung besteht darin, die Tasks zu identifizieren, die unter die tatsächlich relevanten 80 Prozent fallen.

Wenn dir das gelingt, kannst du fünfmal schneller arbeiten und deinen Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben lenken. Auf die Art macht das Pareto-Prinzip Schluss mit unnötigem Perfektionismus, der dich und dein Unternehmen nur aufhält und das Ergebnis marginal verbessert. Im Arbeitsalltag sind 80 Prozent oft vollkommen ausreichend. Wir wollen allerdings nicht verhehlen, dass es hierbei auch Ausnahmen gibt. Gesetzliche Mindestvorgaben nur zu 80% zu erfüllen, wäre beispielsweise nicht ratsam!

Zeitmanagement-Methode #2: Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode nach Lothar Seiwert dient der Arbeitsorganisation, genauer gesagt der Vorausplanung kommender Aufgaben. Wie der Name schon vermuten lässt, umfasst diese Zeitmanagement-Methode fünf Schritte.

A – Aufgaben: Im ersten Schritt definierst du die Aufgaben, die du in nächster Zeit erledigen willst,

L – Länge: Im zweiten Schritt versuchst du, den für die Aufgaben aus Schritt A benötigten Zeitaufwand zu schätzen.

P – Puffer: Deine Planung sollte immer eine Pufferzeit beinhalten, um Unterbrechungen und/oder spontan anfallende Aufgaben aufzufangen. Eine allgemeingültige Zeitspanne gibt es hier nicht. Je nach Aufgabengebiet kann der Puffer aber durchaus 30, 40 oder sogar 50 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch nehmen.

E – Entscheidung: In dieser Phase solltest du die Aufgaben aus Schritt A gewichten und entscheiden, welche von ihnen wirklich dringlich sind. Hier kann und sollte das Pareto-Prinzip Anwendung finden!

N – Nachkontrolle: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Zu guter Letzt solltest du dich deshalb vergewissern, dass deine Planung sinnhaft und vor allem realistisch ist. 

Zeitmanagement-Methode #3: Eat the Frog

„Eat the Frog“, eines der berühmtesten Zitate von Mark Twain, beschreibt gleichzeitig eine einfache, aber effektive Methode für das Zeit- und Selbstmanagement. „Eat the Frog“ meint im übertragenen Sinne nichts Anderes als „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen.“ Gemünzt auf deinen Arbeitsalltag bedeutet dieses Prinzip, immer erst mit den lästigsten Aufgaben anzufangen und sich zum angenehmeren Teil des Tages durchzuarbeiten. Das hat mehrere positive Effekte: Zum einen bist du früh am Tag frischer und noch eher im Stande, schwierige Herausforderungen zu bewältigen. Ist das geschafft, kannst du mit einem zufriedenen Gefühl an den Rest des Tages herangehen. Ganz anders sieht es aus, wenn die leidigen Themen erst noch vor dir liegen.

Zeitmanagement-Methode #4: 10-10-10

„Welche Konsequenzen hat meine Entscheidung in …

… 10 Minuten?“

… 10 Monaten?“

… 10 Jahren?“

Diesen Fragen geht die 10-10-10-Methode auf den Grund und hilft dir dabei, die Tragweite deiner Entscheidungen besser beurteilen zu können. So kannst du unwichtige Themen herausfiltern und dich auf die Dinge konzentrieren, die auch mittel- und langfristig bedeutsam für dich und dein Business sind.

Zeitmanagement-Methode #5: Die Pomodoro-Technik

Pomodoros sind kleine Küchenuhren in Form einer Tomate. Gleichzeitig sind sie jedoch auch namensgehend für eine besonders effektive Technik des Zeitmanagements. Diese sieht ein konzentriertes Arbeiten in kurzen Intervallen von beispielsweise 25 Minuten vor. Nach jedem Intervall folgt eine kleine Pause von 5 Minuten, ehe die nächste Arbeitseinheit folgt. Nach vier Einheiten solltest du eine längere Pause von 20-30 Minuten einlegen.

Selbstverständlich kannst du dein Zeitintervall frei wählen und eine Kombination nutzen, die besser zu deiner Arbeitsweise passt. Worauf es dagegen wirklich ankommt, ist  die Arbeit in den Pausenzeiten auch tatsächlich zu unterbrechen. Idealerweise stehst du kurz auf, läufst umher und/oder holst dir vor der nächsten Einheit ein Getränk. Ziel der kleinen Pausen ist es, deine Konzentrationsfähigkeit auch über einen längeren Zeitraum zu erhalten.

Lesetipp: Das Magazin "Neue Narrative" gibt spannende Impulse in den Bereichen New Work, Co-Kreation, Beziehungsmanagement uvm. Die informativen Artikel richten sich vor allem an junge Unternehmen und enthalten u.a. Tipps und Techniken zur Produktivitätssteigerung und Konfliktbewältigung. Ideal für Gründer:innen, die Arbeitsroutinen ihres Teams reflektieren und optimieren möchten, um mehr Freiraum für die wichtigen Dinge zu schaffen.

Zeitmanagement-Methode #6: Die ABC-Methode

Zeitmanagement ist kein Hexenwerk, das beweist die ABC-Methode. Hier geht es schlicht und ergreifend darum, anfallende Aufgaben zu sortieren und wenn möglich zu delegieren. Dazu werden die To Dos in die Kategorien A, B und C eingeteilt.

A – Aufgaben der Kategorie A sind für gewöhnlich nicht delegierbar und benötigen deine volle Aufmerksamkeit. Deshalb solltest du diesem Teil ca. 60 Prozent deiner Zeit widmen. 

B – Diese Tätigkeiten sind von durchschnittlicher Wichtigkeit und meistens delegierbar. Sie sollten nicht mehr als 25 Prozent deiner Zeit in Anspruch nehmen.

C – Kategorie C gehört zu der Sorte von Aufgaben, die du im besten Fall gar nicht erledigen willst, weil sie sehr zeitraubend sind und wenig Mehrwert bieten. Mehr als 15 Prozent deiner Zeit solltest du nicht einplanen.

Lesetipp: Automatisierte Beschaffung ist mit Xentral kein Problem. Erfahre jetzt mehr darüber!

Zeitmanagement-Methode #7: Die Zeitflussanalyse

Viele der hier vorgestellten Zeitmanagement-Methoden schauen in die Zukunft. Manchmal kann es aber auch hilfreich sein, zurückzublicken und die jüngste Vergangenheit Revue passieren zu lassen. Genau das ist das Ziel der Zeitflussanalyse.

Bei dieser Technik dokumentierst du deine Arbeitsweise für mindestens eine Woche genauestens. Dabei geht es vor allem darum, auch solche Tätigkeiten zu erfassen, die dich eigentlich nur aufhalten, wie unnötiges surfen im Internet, Smalltalk usw. Die Zeitflussanalyse setzt daher akribisches Arbeiten voraus, hilft aber dabei, mit schlechten Angewohnheiten aufzuräumen.

Zeitmanagement-Methode #8: Die Eisenhower-Matrix

Zum Schluss servieren wir dir noch einen echten Evergreen des Zeitmanagements: die Eisenhower-Matrix. In dieser wird jede Tätigkeit in einen von vier sog. Eisenhower-Quadranten eingeteilt. Das Ganze sieht in etwa so aus:


⁠Im ersten Eisenhower-Quadranten (oben links) befinden sich die A-Aufgaben. Das sind solche, die du auf gar keinen Fall aufschieben solltest, da sie sowohl von enormer Wichtigkeit als auch schnell zu erledigen sind. Naturgemäß finden sich hier vor allem negativ behaftete Tasks wie unvorhergesehene Produktions- oder Lieferstopps.

Rechts von den A-Aufgaben lassen sich die B-Aufgaben einordnen. Diese sind für deinen Geschäftsalltag immer noch von großer Bedeutung, sind aber besser planbar und dementsprechend weniger dringend. Eine typische B-Aufgabe könnte zum Beispiel ein wichtiger Kundentermin sein.

Im unteren Bereich der Eisenhower-Matrix befinden sich die weniger wichtigen Aufgaben. C-Aufgaben (unten links) kennzeichnen sich durch eine hohe Dringlichkeit. Dabei könnte es sich beispielsweise um das Schreiben von E-Mails, Telefonieren oder die interne Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen handeln. Es ist nicht so, dass diese Dinge gänzlich unwichtig sind. Ihre Bedeutung wird aber vielmehr mit Blick auf die Langzeitauswirkungen ersichtlich. Mangelnde Kommunikation kann eine Kundenbeziehung beispielsweise nachhaltig schädigen! Für Aufgaben der Gruppe C gilt daher: „So wenig wie möglich, so viel wie nötig.“ Versuche diese Tasks zu reduzieren und deine Kommunikation so effizient wie möglich zu gestalten.

Die tatsächlichen Zeitfresser befinden sich im vierten Quadranten der Eisenhower-Matrix. Diese Aufgaben solltest du meiden, wann immer es geht, da sie keinerlei Relevanz für deinen Arbeitsalltag haben.

Sternglas: 20 Stunden Zeitersparnis pro Woche mit Xentral

Mit dem Thema Zeit sollte sich Xentral-Kunde Sternglas eigentlich auskennen, schließlich sind funktionale Zeitmesser das Metier des Uhrenherstellers. Ironischerweise hatten die Hamburger vor Xentral mit diversen Zeitfressern zu kämpfen. Grund dafür war, dass nicht nur in die Produkte von Sternglas viel Handarbeit floss, sondern auch in die Prozesse. Unzählige Listen wurden über aufwendige Workarounds zusammengeführt. Das bedeutete viel Aufwand und eine hohe Fehlerquote. Das Xentral ERP automatisiert viele der täglich anfallenden Arbeitsabläufe und bietet eine Zentrale Verwaltungsplattform, was sowohl das Prozesshandling als auch das Zeitmanagement spürbar vereinfacht.

Wir haben mit Xentral sehr viele Schritte zusammengeführt und vereinfacht.
Henning, Co-Founder & CFO von STERNGLAS 

Clevere Tools für ein besseres Zeitmanagement

Organisation ist alles. Neben den von uns vorgestellten Zeitmanagement-Methoden gibt es auch zahlreiche Helfer im Web, die dich bei der Planung und Strukturierung deiner Aufgaben unterstützen. Ein paar davon zeigen wir dir jetzt.

Asana

Im Bereich der Planungstools gehört Asana zu den Global Playern. Nach eigenen Angaben zählt der Dienst mehr als 100.000 Unternehmen in über 190 Ländern zu seinen Kundinnen und Kunden, darunter DHL, Beiersdorf oder Vaillant. Neben zwei kostenpflichtigen Tarifen bietet Asana auch eine kostenlose Version für kleine Teams mit bis zu 15 Mitgliedern. Das macht das Tool auch für Startups interessant. Mit Asana kannst du deinen Mitarbeiter:innen Aufgaben und/oder Projekte zuweisen. Über das Aktivitätenprotokoll lässt sich der Aufgabenstatus aktualisieren und ist für alle involvierten Personen jederzeit abrufbar. In der freien Version gibt es drei verschiedene Projektansichten (Listen-, Board- und Kalenderansicht), mit den Premiumversionen gesellt sich noch eine Zeitleistenansicht hinzu. Darüber hinaus lassen sich an Asana viele weitere Tools anbinden, zum Beispiel Slack, Outlook oder die Adobe Creative Cloud.

Lesetipp: Wir erklären dir alles zum Thema automatische Buchhaltung!

Microsoft To Do

Wenn du dein Tagwerk wie viele Unternehmen bereits in einer Microsoft-Office-Umgebung verrichtest, könnte das komplett kostenlose Microsoft To Do für dich und dein Business interessant sein. Auch mit diesem Tool kannst du Aufgaben anlegen und an dein Team delegieren. Besonders praktisch ist die Funktion „Mein Tag“, mit der du bestimmte To Dos markieren und in einer separaten Übersicht organisieren kannst. So kannst du dir nur die Aufgaben herausfiltern, die am jeweiligen Tag erledigt werden sollen – ein gutes Tool für die weiter oben vorgestellte ALPEN-Methode!

So hilft dir Xentral bei deinem Zeitmanagement


⁠⁠Xentral ist die Zentrale für dein Business. Du kannst dein Auftragsmanagement und deine Rechnungslegung zu 100 Prozent automatisieren und das ERP nahtlos in deine übrige Systemlandschaft integrieren. Allein die Automatisierung zahlreicher Prozesse hilft dir enorm, Zeit zu sparen und Fehlerquellen zu minimieren. Darüber hinaus lässt sich Xentral aber auch als Planungstool einsetzen.

Zeiterfassung

Xentral verfügt über eine integrierte Zeiterfassung, mit der deine Kolleginnen und Kollegen ihre Arbeitszeiten selbstständig eintragen können. Alles, was du tun musst, ist, die Einträge zu bestätigen. So verlierst du keine Zeit mehr mit unnötigen, administrativen Aufgaben.

Lesetipp: Wir verraten dir, wie dein Unternehmen von einer Lagerverwaltungssoftware profitieren kann.

Kanban-Board

Mit Hilfe von Kanban-Boards kannst du deine Projekte und Aufgaben definieren und zuweisen. Du kannst Budgets festlegen und hast die laufenden Kosten stets im Blick. Doch nicht nur für die interne Orga ist das Kanban-Board praktisch. Du kannst deine Projekte auch direkt mit deinen Kundinnen und Kunden verbinden. Direkte Verknüpfungen mit dem Auftragsmanagement und deiner Rechnungslegung sind ebenso möglich.

Team-Chat inklusive

Für die teaminterne Organisation ist ein Kanban-Board super, manchmal muss es aber schnell gehen. Das wissen wir auch und stellen dir mit Xentral einen integrierten Team-Chat zur Verfügung, über den du ohne Umschweife mit deiner Belegschaft Kontakt aufnehmen kannst.

Zeitmanagement will gelernt sein: Das mussten auch die Xentral-Gründer:innen Claudia und Benedikt erfahren!

Auch die Xentral-Gründer:innen Benedikt und Claudia hatten mit den typischen Herausforderungen eines Startups zu kämpfen. Tatsächlich ist das auch die Geschichte hinter Xentral: Als die beiden keine adäquate ERP-Lösung für ihr Business finden konnten, programmierten sie schließlich selbst eine!

Ihr ganz persönlicher Tipp: Monotasking is key. Fokussiere dich bei deinen Pain Points auf die größten Zeitfresser und arbeite diese sukzessive ab, anstatt zu viele Dinge gleichzeitig erledigen zu wollen. Vor allem wiederkehrende Aufgaben bringen eine immense Zeitersparnis, wenn sie einmal optimiert bzw. automatisiert sind.

Welche Tipps Claudia und Benedikt noch für junge Unternehmen parat haben, erfährst du in diesem Interview:

Häufig gestellte Fragen zum Thema Zeitmanagement

Was macht ein gutes Zeitmanagement aus?

Gutes Zeitmanagement zeichnet sich vor allem durch eine durchdachte Vorausplanung aus. Es zielt nicht nur darauf ab, alle anfallenden Aufgaben irgendwie unter einen Hut zu bekommen. Es räumt mit Zeitfressern auf und trennt die relevanten von den irrelevanten Tätigkeiten.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Methoden für ein effektives Zeitmanagement gibt es viele. Die verschiedenen Techniken verfolgen dabei unterschiedliche Ansätze: Manche Methoden kategorisieren die Aufgaben nach ihrer Relevanz, zum Beispiel die ABC-Methode oder die Eisenhower-Matrix. Andere, wie etwa die Pomodoro-Technik, haben eine Steigerung deiner Produktivität und ein konzentrierteres Arbeiten zum Ziel. In unserem Blog stellen wir dir 7 bekannte Zeitmanagement Methoden vor

Wie hilft mir Xentral beim Zeitmanagement?

Xentral unterstützt dich primär bei der Automatisierung deiner täglich anfallenden Prozesse, was an sich schon eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt. Darüber hinaus hilft dir das ERP aber auch bei der Organisation deiner Projekte. Über ein integriertes Kanban-Board kannst du Tasks anlegen und delegieren. Die Zeiterfassung ermöglicht dir einen schnellen Überblick über die Arbeitszeiten deines Teams und reduziert deinen administrativen Aufwand. Für die schnelle Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen gibt es zudem eine eigene Chat-Funktion.

Profile Picture
Elisabeth Büschler
Sie begeistert sich für innovative Brands und Content – und ist deshalb bei Xentral mit seinen mehr als 1.700 Startups und KMU goldrichtig. Ihr Antrieb ist es, die Xentral-Community mit hilfreichen Inhalten auf das nächste Business Level bringen.

Mehr erfahren