STERNGLAS: Wie ein Uhrenhersteller Zeitfresser beseitigt hat

Das ist STERNGLAS: Zeitmesser für anspruchsvolle Puristen

Eine Gemeinsamkeit haben wir: Zeit ist es, was uns antreibt. Während Xentral dafür arbeitet, dir mehr davon zu schenken, designt und entwickelt das Team von STERNGLAS die Tools, mit denen du deine Zeit stilvoll im Blick behältst. Die Zeitmesser und Accessoires der Hamburger überzeugen mit hoher Qualität und zeitlosem Design. 

Die schönen Uhren sind trotz ihrer Wertigkeit erschwinglich. Dustin Fontaine, der das Startup 2016 über Kickstarter gegründet hat, findet: Gutes Design und hohe Qualität müssen nicht teuer sein. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, lassen sich die Designer vom Bauhausstil inspirieren. Sie legen den Fokus auf das Wesentliche, ohne dabei die Details aus den Augen zu verlieren. Außerdem entwickelt das Jungunternehmen seine Automatik- und Quarz-Uhren so nah wie möglich am Kunden und legt größten Wert auf Ehrlichkeit und Transparenz. 

Zeit und das Wesentliche im Blick und eine starke Community im Rücken – bei all den Gemeinsamkeiten mit Xentral war es nicht verwunderlich, dass sich unsere Wege eines Tages kreuzen würden.

Die Challenge: Listen, Listen und noch mehr Listen

Die Geschichte von STERNGLAS begann in einer kleinen Uhrenmanufaktur in Münster, in der Gründer Dustin Fontaine täglich als Praktikant anpackte. Auch in den Uhren seines Startups steckt heute viel Handwerkskunst. 

Viel manuelle Arbeit ist allerdings auch in die Prozesse geflossen, die im Hintergrund abliefen. Daten verloren sich mehr und mehr in Google Sheets und waren immer schwieriger zu managen. Das ging nicht nur zu Lasten der Flexibilität, sondern kostete die kreativen Uhrendesigner viel Zeit.

Das waren die größten Pain Points für STERNGLAS

Das Warehouse-Management und die Rechnungsstellung erfolgte über billbee, der Versand über die Sendcloud App in Shopify. Hinzu kamen Listen. Unzählige Listen, geteilt in Form von Google Sheets geteilt und versehen mit einer Fülle von Bemerkungen. Dieses Set-up brachte zahlreiche Probleme mit sich:

• Das Team musste Workarounds bauen, die immer wieder zu Problemen führten.
• Es ging viel Zeit für Datenpflege und Prozess-Handling verloren.
• Die Übertragung von Informationen wie Artikelstammdaten musste manuell erfolgen, was Duplikate und Fehler zur Folge hatte.
• Der Versand war nicht direkt mit dem Warehouse-Management-System verknüpft.
• Die Lagerhaltung war suboptimal – Prozesse wie die Reservierung von Waren oder das Abbilden von JIT-Stücklisten ließen sich nicht umsetzen.

Neuer Businesszweig, neue Probleme

Hinzu kam, dass die bestehende Infrastruktur rein auf das B2C-Geschäft ausgelegt war. Seit Mitte 2019 spielte für STERNGLAS allerdings auch das B2B-Geschäft eine immer größere Rolle. Ihre Zeitmesser sind bei über 300 Juwelieren in Ländern, wie Deutschland, Österreich, Großbritannien und den USA zu finden. Die Kombination der Abwicklung von B2C- und B2B-Aufträgen in einem System führte dauerhaft zu Problemen.

„Zahlungsziele, Zahlungskonditionen oder Provisionsabrechnungen waren ein riesiger Pain für uns“, erinnert sich Henning an ein Kapitel, das heute zum Glück Geschichte ist.

Xentral ERP brachte mehr Zeit für Zeitmesser

Spätestens zu diesem Zeitpunkt war klar, dass die bestehenden Systeme nicht mehr in der Lage waren, die von den Hamburgern benötigten Funktionen abzudecken. Auf der Suche nach einer Lösung der vielen Pain Points fand das STERNGLAS-Team Xentral.

Ein Test der ERP-Software und erste Schritte im System verdeutlichten schnell den Mehrwert für die Hamburger: „Viele Funktionen, die wir vorher aufwendig manuell abbilden mussten, sind in Xentral glücklicherweise schon als Standards hinterlegt“, freut sich Henning. „Wir haben mit Xentral sehr viele Schritte zusammengeführt und vereinfacht.“ 

Einer der ersten und wichtigsten Schritte war der Abschied von den Listen. „Viele Tabellen existieren jetzt gar nicht mehr“, sagt Henning sichtlich erleichtert. „Es gibt jetzt in Xentral einen Artikelstamm mit allen wichtigen Informationen. Man muss nichts mehr manuell zusammensuchen.“

Growth-Report: Das hat sich für STERNGLAS mit Xentral geändert

Mit Xentral ist es STERNGLAS in kürzester Zeit gelungen, die Verwaltung von Artikel- und Adressdaten zu zentralisieren, Zeit zu sparen und die Prozesssicherheit sowie die Qualität der Produkte zu erhöhen. Rund 20 Stunden spart das Unternehmen pro Woche; die Zahl der Bestellungen pro Monat ist von 1.500 auf 2.000 gewachsen. In diesen Bereichen profitieren die Uhrenmacher besonders vom Business-Boost mit Xentral:

Buchhaltung

In der Buchhaltung erfolgt in Xentral ein halbautomatisierter Zahlungsabgleich über alle Konten des Unternehmens, wie Klarna oder Shopify Payments. Als Erleichterung im B2B-Geschäft automatisiert Xentral ausgehende Lastschriften und deren Upload über die Bankschnittstelle.

Logistik

Der Wareneingangsprozess läuft jetzt strukturierter ab. Zudem lassen sich unterschiedliche Logistikprozesse dank Projekttrennung effizienter abwickeln. Eine anstehende Inventur ist auf Knopfdruck erledigt. 

Den größten Vorteil bringt ein zusätzlicher Step in der Qualitätskontrolle: Die Lagermitarbeiter haben mit Xentral jetzt ein einfaches Tool an der Hand, um Waren gezielt zu prüfen. Damit kann keine Uhr mehr beschädigt auf die Reise. Dadurch konnte die Zahl der Retouren deutlich reduziert werden.

Reporting

Transparenz ist STERNGLAS nicht nur in der Außenkommunikation wichtig. Auch intern müssen Daten und Abläufe möglichst transparent sein. Mit Xentral kann das Team jetzt SQL-Datenbankabfragen easy durchführen und die Daten in individuellen Reportings abbilden – vorgefiltert und auf Knopfdruck. Auch das bringt eine deutliche Zeitersparnis im Alltag. 

Das sind die Lieblings-Tools des STERNGLAS-Teams:

• Auftragsübersicht
• Versandzentrum
• Zahlungseingang/Mahnwesen
• Fast-Lane-Versand

Mit Xentral ready für neue Märkte

Wohin es für STERNGLAS gehen soll, weiß Henning schon jetzt ganz genau: „Wir wollen auch künftig möglichst viele Menschen für klassische, handwerklich gefertigte Uhren begeistern – nicht nur in Deutschland und Österreich, sondern weltweit.“

Bei uns und im Nachbarland Österreich sind die Jungunternehmer heute am stärksten vertreten. Auch im Cross-Border-E-Commerce setzen sie auf Xentral: „Wir nutzen für die Einhaltung steuerlicher Regularien und des OSS die Lieferschwellen-App von Xentral, um unsere Steueranmeldung rechtssicher in der EU abzugeben“, sagt der CFO. 

Mit diesem Set-up ist der Schritt vom EU- auf den internationalen Markt nur eine Xentral App entfernt.

Steckbrief: STERNGLAS