Eigenlager oder Fremdlager: Was passt besser zu deinem Onlineshop?

Bei der Einrichtung eines Onlineshops stellen sich zu Beginn viele Fragen – Die Entscheidung über die Art des Lagers, ob Eigenlager oder Fremdlager, ist eine dieser Fragen, die geklärt werden muss. Grundsätzlich gilt es zu entscheiden, welche Art der Lagerung für das Unternehmen die kostengünstigste Alternative darstellt. 

„Für die Wahl zwischen Eigenlager und Fremdlager existieren zwei wichtige Kriterien: Die Größe eines Shops und ob er als Retailer agiert oder eine eigene Marke etabliert hat.“, sagt Nico Wengler. Im Beitrag gibt dir Nico Tipps, wie du dich für die beste Variante für dein Unternehmen entscheiden kannst.

Kriterium #1: Shopgröße

Wie genau wirkt sich die Größe eines Shops auf die Frage nach eigenem oder externem Lager aus? Nico Wengler dazu:

Eigenlager für kleine Shops

„Kleinen Unternehmungen, die gerade die ersten Schritte im Onlinehandel wagen, rate ich dazu, die Dinge selbst in die Hand zu nehmen. Irgendwo findet sich in den eigenen vier Wänden immer Platz, um Waren zu lagern, zu verpacken und zu verschicken.

In dieser Phase würden die Kosten, die mit einem externen Fulfiller verbunden sind, ansonsten die komplette Marge auffressen. Denn dort wird selbstverständlich nicht nur das Porto für jede Lieferung berechnet, auch der Lagerplatz will bezahlt werden und auf jedes Paket entfällt zusätzlich eine Pick-Pack-Gebühr.

Natürlich bedeutet das zunächst viel Arbeit für die Händlerin oder den Händler. Aber sobald sich ein wenig Routine eingestellt hat, lassen sich Warenwerte in erstaunlich hohen Summen selbst verwalten. In meinem Onlineshop kratzten die Umsätze bereits an der Millionenmarke, bevor ich mir über einen Fulfiller überhaupt Gedanken gemacht habe.

Lesetipp: Mehr Umsatz und Kund:innen: Wie funktioniert die Multichannel-Strategie?⁠

⁠Externes Lager für etablierte Shops oder Start-ups

Shops, die sich in der sogenannten zweiten Wachstumsphase befinden, also bereits einige Produkte am Markt etabliert haben, sollten dagegen dringend über die Zusammenarbeit mit einem Fulfiller nachdenken. Denn jetzt kommen völlig neue Aufgaben auf die Unternehmer zu:

Um weiterhin wachsen zu können, muss der Fokus ab sofort auf Strategie und Marketing liegen. Für das Päckchen packen fehlt einfach die Zeit. Wer sich auf die veränderten Kernaufgaben konzentrieren möchte, kann sich meist nicht noch zusätzlich um die Lagerverwaltung kümmern.

Selbiges gilt auch für Start-ups, die von Geldgebern bereits mit größeren Beträgen ausgestattet wurden. Hier sollte der Fokus der Arbeit ebenfalls auf strategischer Planung liegen; das Startkapital ist in ein ERP-Fulfillment also gut investiert.“

Lesetipp: Mit Lagermanagement und ERP zum optimalen Warenfluss

Kriterium #2: Retail vs. eigene Marke

Langfristig kommt jeder erfolgreiche Shop in der dritten Wachstumsphase an. Jetzt wird der internationale Markt angepeilt. Ob ein eigenes Lager oder ein Fulfiller nun sinnvoller ist, hängt insbesondere vom Geschäftskonzept ab. Unser Profi rät:

Eigenlager für Retailer

„Versteht ein Shop sich vor allem als Wiederverkäufer von bereits etablierten Marken, sind die Margen größtenteils klein. Auch das Marketing nimmt nur eine untergeordnete Rolle ein, schließlich sind den Konsument:innen die Produkte bereits bekannt. Hier zählt vor allem Absatz in Masse, um einen Gewinn zu erzielen.

Daher rate ich Retailern dazu, langfristig auf eine eigene Lagerlogistik zu setzen. Das ist bei der angestrebten Anzahl der Verkäufe in der Regel günstiger als die Zusammenarbeit mit einem Fulfiller. Denn im heimischen Lager lassen sich die Kosten über Automatisierung und Standardisierung meist deutlich unter den Betrag drücken, den ein Fulfiller pro Sendung verlangt.

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Externes Lager für die eigene Marke

Hat ein Shop dagegen eine eigene Marke etabliert, lohnt sich die Kooperation mit einem externen Fulfiller. Nicht nur, weil das Marketing einen Großteil der Arbeitszeit in Anspruch nimmt, sondern auch, weil die Kontrolle über die Preisgestaltung vollständig in den Händen des Anbieters liegt.

Über die typischen Aspekte einer eigenen Marke wie eine personalisierte Verpackung müssen Händler:innen sich dabei zum Glück wenig Gedanken machen. Moderne Fulfillment-Dienstleister sind heute in der Lage, diese Aufgaben zu übernehmen. Es kostet einfach ein wenig mehr, wenn der Pick-Packer zu jedem Paket noch eine Karte schreiben soll.“

Lesetipp: Flexibel und effizient mit der Lagerverwaltung per App.

Eigenlager oder Fremdlager: Vor- und Nachteile

Die Vor- und Nachteile der Eigenlagerung

Wenn du dich dafür entscheidest, die Logistik und den Versand
selbst in die Hand zu nehmen, musst du mit monatlichen Fixkosten wie Personalkosten und Lagermiete rechnen. Außerdem liegt die Lagereinrichtung in deiner Hand. Damit alle Güter immer vorrätig sind, solltest du auch den Einkauf gut im Griff haben und am besten eine automatisierte Beschaffung. Darüber hinaus musst du kontinuierlich so skalieren, dass dein Fulfillment und alle logistischen Prozesse möglichst kosteneffizient ablaufen.  

Sehen wir uns zunächst das Pro- und Contra an, das du bei der Eigenlagerung abwägen solltest:

⁠Vorteile Eigenlager:

• Bessere Kontrolle
• Höherer Individualisierungsgrad
• Mehr Kundennähe und Flexibilität
• Engagierte Mitarbeiter:innen
• Bessere Übersicht über den Betrieb

⁠Nachteile Eigenlager:

• Hohe Fixkosten
• Hohe Investitionen
• Hoher Aufwand
• Überschüsse und Engpässe möglich

Die Vor- und Nachteile der Fremdlagerung

Wie bereits beschrieben, spricht vor allem bei rasch wachsenden Unternehmen vieles für eine externe Lagerung. Um einen möglichst reibungslosen, schnellen und effizienten Prozess in der Logistik zu gewährleisten, kommst du um einen externen Dienstleister kaum herum. Zumindest dann nicht, wenn dir die logistische Expertise fehlt. Außerdem hast du durch das Outsourcing mehr Zeit für dein Kerngeschäft – Denn das Wachstum ist unumstritten das das Wichtigste für dein Geschäft.

Vorteile Fremdlager:

• Hohe Skalierbarkeit
• Keine großen Investitionen notwendig
• Keine Fixkosten
• Weniger Aufwand
• Geringeres Risiko
• Know-how von Expert:innen
• Fokus auf das Kerngeschäft

Nachteile Fremdlager:

• Weniger Kontrolle über die Prozesse
• Abhängigkeit vom Dienstleister
• Kaum Individualisierungsmöglichkeiten

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Eigenlager oder Fremdlager: typische Probleme

Jetzt ist der richtige Weg also klar: Kleine Shops erledigen die Logistik zunächst selbst, etablierte Shops und Start-ups wählen den Fulfiller. Langfristig allerdings entscheidet vordergründig das Storekonzept über die richtige Option: Retail bedeutet eigenes Lager, eine eigene Marke dagegen den externen Partner.

Damit stellt sich als Nächstes die Frage, was es bei der Planung deiner Logistik zu beachten gilt und wo Fallstricke lauern. Auch hier hält Nico Wengler wertvolle Ratschläge für uns bereit:

Eigenlager: Der Aufwand wird oft unterschätzt

„Wenn es um den Aufbau eines Eigenlagers geht, werden Händler und Händlerinnen immer wieder mit drei Problemen konfrontiert:

 #1 Hardware

Ein Lager besteht nicht nur aus Regalen. Dazu gehören etwa auch Drucker, damit die Verpacker:innen möglichst schnell und an vielen Stellen an ihre Lieferscheine kommen. Oder das WLAN-Netz, wenn ein Shop lieber mit Tablets anstatt Papier arbeitet.

Auswahl und Installation von Lagerhardware sind extrem komplex und sollten niemals von Laien durchgeführt werden. Die Beratung durch Profis macht sich hier tausendfach bezahlt.

 #2 Logistik

Ähnliches gilt für den logistischen Aufbau eines Lagers, denn jeden Artikel einfach irgendwohin zu stopfen, ist natürlich keine sinnvolle Lösung. Waren, die häufig geordert werden, müssen leicht erreichbar sein und schnell nachgefüllt werden können. Retouren dürfen nicht einfach auf einen Haufen geworfen werden, sonst entsteht Chaos.

Auch hier hilft ein Profi, aber vor allem eine clevere Software: ERP-Systeme sind in der Lage, das Lager zu organisieren und nahezu automatisch zu verwalten. Alle wichtigen Informationen wie Warenbestände, Retoureneingänge oder aktuelle Lagerplätze werden in Echtzeit dargestellt und weitergeleitet. Das sorgt für Ordnung und reibungslose Logistik.

 #3 Mitarbeitende

Zuletzt wird es zunehmend schwerer, gute Mitarbeitende für das Lager zu finden. Immer weniger Menschen sind bereit, diese körperlich oft schwere Arbeit zu verrichten und dafür meist auch noch dürftig bezahlt zu werden.

Hier helfen leider weder Profi noch Software, sondern faire Arbeitsbedingungen, ein anständiges Entgelt und eine positive Identifikation mit dem Arbeitgeber.

Die Kooperation mit dem Fulfiller: Kompatibilitätsprobleme

Ähnlich wie das Eigenlager bringt auch die Zusammenarbeit mit einem Logistikpartner ihre Herausforderungen mit sich. Grundsätzlich rate ich Händler:innen, ihren Fulfiller nach diesen Kriterien auszuwählen:

#1 Softwarelandschaft

Leider gehört der Logistiksektor zu jenem Teil der Wirtschaft, in dem die Uhren seit den Neunzigerjahren oft stillstehen: Kommuniziert wird telefonisch oder per E-Mail. Wenn Lagersoftware zum Einsatz kommt, fehlen häufig die Schnittstellen, um sie an externe Systeme anzubinden.

Das funktioniert für kleinere Shops zwar noch einigermaßen gut; hier reicht es aus, wenn einmal am Tag eine Mail mit den aktuellen Warenbeständen eintrudelt. Spätestens aber, wenn das Wachstum an Fahrt aufnimmt, wird es Zeit, die Prozesse zu automatisieren. Deshalb ist es wichtig, darauf zu achten, dass der Logistiker des Vertrauens ein Softwaresystem verwendet, das sich an die eigene Digitallandschaft anschließen lässt.

#2 Kosten vs. Customer Journey

Aus Kriterium #1 lässt sich direkt folgender Sachverhalt ableiten: Je weniger Service ein Logistiker den Händler und Händlerinnen und vor allem deren Kund:innen bietet, desto günstiger ist er in der Regel. Ein Rundum-Glücklich-Retourenservice mit eigenem Portal kostet nun mal mehr als das Standardprogramm mit dem CSV-Spreadsheet.

Hier heißt es abwägen, wie du deinen Kund:innen gegenüber auftreten möchtest: Bist du der Store mit dem perfekten Serviceprogramm, 24/7 für deine Kundschaft erreichbar und pflegst so deine Stammkund:innen, nimmst dafür aber geringere Margen in Kauf? Oder bist du der Schnäppchenmarkt mit den besten Angeboten, dafür aber mit gewissen Abstrichen rund um den Service? Dieses Selbstverständnis sollte immer Einfluss auf die Wahl des Fulfillment-Partners haben.

#3 Nähe zum Standort

Kleinere Unternehmen bevorzugen häufig einen Logistikpartner in ihrer Nähe. Sei es, weil sie die lokale Wirtschaft unterstützen wollen oder auch, weil sie das Gefühl haben, die Kontrolle so nicht vollständig abzugeben.

Anfangs ist das durchaus sinnvoll. Wer mit seinem Fulfiller per du ist, kann häufig wesentlich bessere Konditionen aushandeln. Sobald sich das Business aber auf die gesamte Bundesrepublik ausdehnt, wird es Zeit zum Umdenken: Es ergibt keinen Sinn, den Partner in Rosenheim sitzen zu haben, wenn der Hauptabsatzmarkt Berlin oder Hamburg heißt. Für die Marge zählt jetzt vor allem ein kurzer Lieferweg.“

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Fremdlagerung oder Eigenlagerung: Die Software macht den Unterschied

Jetzt weißt du nicht nur, ob das Eigenlager oder der externe Partner die bessere Wahl für dich ist, sondern auch, worauf du bei Planung beziehungsweise Auswahl achten musst. Abschließend hat Nico noch einen letzten Ratschlag für uns:

„Der wichtigste Aspekt für die perfekte Lagerlogistik ist für mich die Automatisierung möglichst vieler Prozesse, etwa einer automatisierten Buchführung, durch ein Softwaresystem. Im eigenen Lager kann so die doppelte Menge an Arbeit durch die Hälfte der Mitarbeiter:innen erledigt werden; in Kooperation mit einem Dienstleister kommt es zu deutlich weniger Kommunikationsproblemen, schnelleren Reaktionszeiten und einem besseren Einkauferlebnis für die Endkund:innen.“

Wenn du wissen möchtest, wie Nicos finaler Tipp in der Praxis aussehen kann, dann probiere es doch mal mit einer Business-Software: Xentral beherrscht sämtliche Vorgänge rund um Lager, Logistik und den Versand. Teste Xentral für zwei Wochen kostenlos!