Cloud ERPs – schneller, flexibler, effizienter

Wer sich mit der Frage nach einem ERP (Enterprise Resource Planning) beschäftigt, um sein Unternehmen zentral und effizient zu verwalten, hat heute mehr Auswahl denn je. In der Vergangenheit haben sich nicht nur eine Vielzahl an Anbietern am Markt etabliert, sondern auch die Bereitstellung einer solchen Software hat sich gewandelt.

Um die Geschäftsprozesse unternehmensweit - vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Rechnungswesen - zentral zu verwalten und zu automatisieren, standen früher oftmals nur On-Premise-Lösungen zur Verfügung. Diese wurden vor Ort auf den Servern oder im Rechenzentrum der Unternehmen installiert.

Heutzutage stehen Cloud-ERP-Systeme zur Verfügung, um deine Ressourcen im Unternehmen optimal einsetzen zu können und nicht erst aufwendig in Hardware investieren zu müssen. Was sich dahinter verbirgt und welche Vorteile ein Cloud-ERP bietet, schauen wir uns in diesem Beitrag an!

Wie funktionieren cloudbasierte ERP-Systeme?

Eine Cloud ERP-Software umfasst alle Funktionen eines ERPs, jedoch wird die Anwendung vom Anbieter dezentral in einer Cloud gehostet und verwaltet. Eine lokale Installation der Software auf deinen Firmenrechnern bzw. Servern entfällt. Wartung, Pflege und Aktualisierung deines ERP-Systems übernimmt dabei der Cloud-ERP-Anbieter.

Moderne Cloud-Lösungen speichern die Daten online. Du als Nutzer:in erhältst Zugriffsrechte, um über das Internet auf das ERP zugreifen zu können und deine Prozesse ortsunabhängig zu verwalten. Für den Zugriff ist lediglich eine stabile Internetverbindung und ein eigenes Endgerät notwendig. Bei der Bearbeitung werden deine Daten und Informationen an das Rechenzentrum des Anbieters übertragen, wo sie verarbeitet und in Echtzeit mit deinen Endgeräten synchronisiert werden.

Lesetipp: Du fragst dich, ob du ein ERP kaufen oder mieten solltest? In diesem Beitrag schauen wir uns beide Optionen an und geben dir eine Entscheidungshilfe!

Das ERP wird über die Cloud-Computing-Plattform des Anbieters zur Verfügung gestellt, wodurch Kosten für die Hardware-Infrastruktur entfallen. Für die Nutzung fallen Mietkosten an, da der Zugang meist in Form eines als Software-as-a-Service-Modells angeboten wird.

Webbasierte ERP-Lösungen helfen dir somit dabei, deinen Ressourcenaufwand in die IT-Infrastruktur zu verringern, deine Betriebsmittel im Unternehmen effizient, flexibel und kostengünstig zu steuern und Prozesse zu automatisieren.

Private Cloud vs. Public Cloud: Die Unterschiede

Im Cloud-ERP-Bereich gibt es zwei unterschiedliche Bereitstellungsmethoden – Private Cloud und Public Cloud.

Wie der Name vermuten lässt, ist die Public Cloud eine öffentliche Cloud und steht der Allgemeinheit zur Verfügung. Die Betreiber vermieten ihre Infrastruktur an die jeweiligen Kund:innen, die diese dann mit dem individuellen Zugang nutzen können. Das heißt, dass unterschiedliche Kund:innen auf die gleichen Server zugreifen. Die in Anspruch genommenen Leistungen werden nach Nutzung abgerechnet und können bei Bedarf flexibel erweitert werden.

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Private-Cloud-Modelle bieten eine Cloud-Umgebung, die nur von einem Unternehmen genutzt werden kann. Das Hosting wird über das unternehmenseigene Rechenzentrum oder den Cloud-Dienstleister organisiert. Der Verwaltungsaufwand ist hierbei höher, wodurch mit höheren Kosten und weniger schneller Skalierbarkeit zu rechnen ist.

Sind cloudbasierte ERP-Systeme sicher?

In der Diskussion um Cloud-ERP-Software kommt immer wieder die Frage nach der Sicherheit auf. Viele Unternehmen haben Bedenken, ihre Firmendaten Dritten anzuvertrauen. Eine klare Empfehlung sind Cloud-Lösungen, die auf deutschen Rechenzentren betrieben werden. Hier greift das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), wodurch strenge Anforderungen an die Anbieter gestellt werden.

Im Gegensatz zur eigenen IT-Infrastruktur ist eine Cloud-ERP-Lösung vom Experten für die meisten Unternehmen sicherer. Folgende Punkte gilt es hierbei zu bedenken.

Sicherheit

Wer ein ERP-System auf firmeninternen Strukturen nutzen will, muss nicht nur die eigenen Infrastruktur aufbauen, sondern auch qualifizierte Mitarbeitende und Sicherheitsexpert:innen einstellen. Diese müssen sich um Implementierung, Aktualisierung und Support kümmern. Für die meisten Unternehmen stellt das eine nicht ganz unerhebliche Investition dar. Eine Cloud-Lösung macht es dir einfacher und günstiger.

Datensicherung

Um deine Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen und die sichere Datenübertragung zu gewährleisten, sind einige Vorkehrungen zu treffen. Dies ist ohne ein eigenes IT-Team nur schwierig zu bewerkstelligen.

Daten-Wiederherstellung

Neben der Sicherung deiner Daten können diese auch durch andere Ereignisse wie beispielsweise einen Brand oder Überschwemmungen verlorengehen. Um den Datenverlust einzugrenzen, sind regelmäßige Sicherungen nötig. Bei Cloud-ERP-Systemen übernimmt der Anbieter diese Aufgabe auf seinen eigenen Servern und kann verlorengegange Daten schnell wiederherstellen.

Cloud-ERP: Die Vorteile auf einen Blick

Die Implementierung eines ERPs basierend auf Cloud-Technologie verspricht skalierbare Prozesse und eine Menge anderer Vorteile für dein Unternehmen. Welche das im Detail sind, schauen wir uns im Folgenden genauer an.

#1 Geringe Kosten

Der größte Vorteil einer cloudbasierten ERP-Lösung sind die geringeren Kosten im Vergleich zur On-Premise-Variante. Die IT-Kosten sind wesentlich geringer. Es entfallen Ausgaben für Hardware und aufwendige IT-Infrastruktur. Zusätzlich verursacht ein Cloud-ERP geringe laufende Kosten, da der Anbieter Wartung, Reparatur und Support übernimmt. Die Kosten eines SaaS-ERP sind dank Mietmodell transparent und vorhersehbar.

#2 Skalierbarkeit

Gerade für wachstumsstarke Unternehmen sind mitwachsende Lösungen entscheidend. Dank Cloud-Lösung kann nicht nur dein Team von überall auf die Daten zugreifen, sondern auch die Erweiterung der Rechenleistung, Kapazitäten und benötigten ERP-Module ist problemlos möglich.

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#3 Schnelle Implementierung

Im Gegensatz zu lokalen ERP-Systemen ist die Implementierung einer cloudbasierten ERP-Software deutlich einfacher. Cloud-ERP-Lösungen lassen sich konfigurieren und ohne Fachpersonal unkompliziert bereitstellen.

#4 Zuverlässigkeit

Die Bereitstellung eines ERPs über die Cloud sorgt für eine hohe Zuverlässigkeit. Du brauchst dich nicht um Hardware oder sonstige Dinge kümmern. Dir steht immer die aktuellste Version des ERPs ohne einen zusätzlichen Kauf und die Installation von Updates zur Verfügung. Alles, was für den Betrieb notwendig ist, wird über den Cloud-ERP-Anbieter geregelt.

Lesetipp: In diesem Beitrag gehen wir der Frage Eigenlager vs. Fremdlager nach.

#5 Sicherheit

Nicht nur der zuverlässige Betrieb des ERP-Systems wird durch die Anbieter sichergestellt, sondern auch die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards. Sowohl die Sicherheit, als auch die Datensicherung und -wiederherstellung werden von den Anbietern gewährleistet.

#6 Personalisierbar & mobilfähig

Cloud-ERP-Software ist auf deine Bedürfnisse anpassbar, wodurch passgenaue Lösungen entstehen. Einzelne ERP-Module können bei Bedarf aktiviert bzw. deaktiviert werden. Dank Cloud-Technologie kannst du mit mobilen Endgeräten auf deine Daten in Echtzeit zugreifen. Die Nutzung ist dank benutzerfreundlichen Oberflächen meist intuitiv und einfach zu erlernen.

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#7 Support

Ein weiterer Vorteil stellen die umfangreichen Supportmöglichkeiten dar, die Cloud-ERP-Anbieter zur Verfügung stellen. Aktuelle Versionen und Software-Updates sind ebenso sichergestellt wie Sicherheitsstandards und Hilfestellungen bei verschiedenen Fragen rund um die Nutzung der Software.

#8 Umfangreiche Einblicke

Eine cloudbasierte ERP-Plattform bietet dir umfangreiche Analyse- und Prognosetools wie die ERP Reportings. Die Verarbeitung hoher Datenmengen ist ebenso möglich wie der Zugriff auf Echtzeitanalysen. Damit triffst du schnellere und bessere Entscheidungen und bist in der Lage, deine Ressourcen optimal einzusetzen.

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Alles in allem ermöglicht dir ein Cloud-ERP den Fokus auf deine Kernkompetenzen. Wie mit allen ERP-Lösungen kannst du mit Cloud-Software deinen Ressourceneinsatz im Unternehmen verbessern und Geschäftsprozesse automatisieren. Doch statt aufwendiger und zeitraubender Verwaltung deines ERPs, wird diese inklusive Wartung und Pflege direkt vom Anbieter übernommen.

Du hast genug von manuellen, zeitraubenden Prozessen? In diesem Video erfährst du mehr über unser Xentral ERP und wie du dein Business auf die nächste Stufe hebst!

Cloud vs. On-Premises: Welches ERP lohnt sich?

Bei der Frage nach der Implementierung eines ERP-Systems stehen dir zwei Formen zur Auswahl – Cloud oder lokal bzw. standortgebunden. Der größte Unterschied zwischen Cloud-Lösung und standortgebundenem ERP ist die Form des Hostings.

Standortgebundene ERPs (On-Premises) werden auf den eigenen Servern gehostet. Die Daten werden nicht in einer Cloud sondern lokal auf der internen Server-Infrastruktur gespeichert. Die Verwaltung des ERP-Systems obliegt dabei dem eigenen IT-Team.

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Cloud- oder SaaS-ERP werden auf den Servern des Anbieters gehostet und verwaltet. Dieser kümmert sich um Wartung, Updates und Sicherheitsvorkehrungen.
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Vor- und Nachteile auf einen Blick

⁠Ein Cloud ERP ist eine All-In-One-Lösung, die dir hohe Sicherheitsstandards bei minimalem Aufwand und maximalem Ertrag verspricht. Ein solches System ermöglicht es dir, die Automatisierung deiner Geschäftsprozesse voranzutreiben und ist flexibel und leistungsfähig genug, gemeinsam mit dir zu wachsen. 

Checkliste: Implementierung eines Cloud-ERPs

Ein Cloud-ERP ist die perfekte Basis für dynamisches Wachstum und ein wesentlicher Erfolgsfaktor im digitalen Zeitalter. Damit dir die Implementierung einer geeigneten Cloud-Plattform gelingt, haben wir für dich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengefasst.

#1 Anforderungen klären

Wenn du dich für ein Cloud-ERP entscheiden willst, solltest du zu Beginn deine Anforderungen genau kennen.

Dann helfen dir folgende Fragen weiter:

• Welche Ziele verfolgst du: Großes Wachstum oder Abdeckung einer Nische?

• Welche Unternehmensbereiche muss das ERP abdecken?

• Welche Schnittstellen müssen vorhanden sein?

• Welche Tools nutzt du bereits?

• Möchtest du das ERP kaufen oder mieten?

• Soll es eine Lizenzlösung oder ein Open-Source-ERP sein?

• Wie viel Support soll der Anbieter leisten?

Die Einführung eines ERP stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Damit schon von Beginn an Widerstände im Unternehmen vermieden werden, solltest du dein Team in diesen Prozess mit einbinden. Deine Mitarbeitenden werden tagtäglich mit dem neuen System arbeiten und bringen eine andere Perspektive mit.

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#2 Evaluation der Anbieter

Hast du deine Anforderungen geklärt, steht dir eine Vielzahl von Cloud-Lösungen verschiedener Anbieter zur Verfügung. Evaluiere die entsprechenden Systeme gemäß deiner Anforderungen und nutze die Möglichkeit, verschiedene Systeme zu testen. Die meisten Betreiber bieten kostenlose Testphasen an.

#3 Auswahl und Implementierung

Die Testphase hat dir hoffentlich gezeigt, welche ERP-Module du benötigst und ob du möglicherweise mit dem Anbieter zusätzliche individuelle Lösungen ausarbeiten musst. Hast du ein für dich passendes Cloud-System gefunden und auf Herz und Nieren getestet, steht nun die Implementierung an.

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#4 Schulung deines Teams

Mit der Implementierung des ERPs im Unternehmen ist es nicht getan. Denke an ausreichend Dokumentation der Prozesse und Schulung deines Teams, damit deine Beschäftigten erfolgreich mit dem Cloud-ERP arbeiten können. Stelle sicher, dass Fragen schnell beantwortet werden können.

#5 Halte dich Up-to-Date

Der Vorteil eines Cloud-ERP ist die Wartung und der Support durch den Anbieter. Es werden regelmäßig Updates veröffentlicht, um die Software aktuell zu halten. Informiere dich über Neuerungen und behalte deinen Bedarf im Auge. Sollte dein Unternehmen wachsen und sich deine Anforderungen ändern, ist eine Erweiterung der ERP-Lösung oftmals einfach möglich.

Cloud ERP am Beispiel von Xentral

Die ERP-Software von Xentral findest du in der Cloud. Dabei ist sie nicht nur sicher, sondern ermöglicht dir auch jederzeit und überall den Zugriff. Mit dem Einsatz unseres ERPs automatisierst du deine Geschäftsprozesse in allen Unternehmensbereichen, steigerst du deine Effizienz, vergrößerst deine Umsätze und vermeidest gleichzeitig viele Fehler. Dank der cloudbasierten Anwendung kannst du zunächst einfach starten und dann hinsichtlich Funktionen, Nutzer:innen oder Drittsystemen grenzenlos skalieren.

Durch die Flexibilität des Cloud ERP kannst du die Funktionen jederzeit deinen Bedürfnissen anpassen. So kann das ERP auch mit deinem Unternehmen mitwachsen und ist nicht von zusätzlichen Anforderungen überfordert. 
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