CEYLONS: Transparente Prozesse für faire Saphire

Der Saphir-Spezialist Ceylons aus München bietet hochwertige Edelsteine und steht für Transparenz und Nachhaltigkeit. Die eigenen Prozesse waren jedoch weder übersichtlich noch fit für nachhaltiges Wachstum. Mit Xentral hat das Founder-Duo seinen Business-Prozessen den letzten Schliff verpasst.  

Inhaltsverzeichnis

• Aus einem Hobby wird ein B2B-Startup

• Tresor statt Lager

• Standardsoftware statt Eigenentwicklung

• Stein für Stein den Überblick behalten

• Ausblick: Faire Edelsteine für alle

Seit über 15 Jahren beschäftigen sich Peter Janowski und Leander Schorr schon mit Edelsteinen. Persönliche Freundschaften nach Sri Lanka, mehrere Reisen in das Land in Südasien und ihr wachsendes Wissen über Herkunft und Abbau von Saphiren bilden die Wurzeln von Ceylons. 

Aus einem Hobby wird ein B2B-Startup

Peter und Leander gründeten Ceylons 2016 mit dem Ziel, den Edelsteinmarkt transparenter und ethisch fairer zu gestalten. Außerdem wollten sie einen Teil zum nachhaltigen Abbau der Steine beitragen. Die Idee hatten die beiden bereits während ihrer Studienzeit, in der sich enge Freundschaften nach Sri Lanka entwickelt hatten. 

Für die jungen Unternehmensberater, die Maschinenbau beziehungsweise Wirtschaftswissenschaften studiert haben, wurde aus der Saphir-Faszination zuerst ein Hobby und schließlich eine Berufung. Sie haben sich mittlerweile auf den B2B-Handel mit feinen und fairen Saphiren spezialisiert. 

Neben der Qualität der Edelsteine schätzen die Kund:innen des Startups das detaillierte Wissen der Gründer über die Herkunft und Abbaubedingungen der Saphire. Die Steine des Startups kommen ohne Zwischenhandel direkt aus den Minen Sri Lankas, das früher Ceylon hieß. 

Aus München beliefert Ceylons Goldschmieden und Ateliers in ganz Europa, der Schweiz, Großbritannien und den USA. Mit ihrem Mine-to-Market Ansatz bieten Peter und Leander eine willkommene Alternative zu den im Markt üblichen Verkaufswegen. 

In der Regel durchlaufen Edelsteine zahlreiche Zwischenstationen, bevor sie in den Händen – oder vielmehr an den Ringfingern – der Endkund:innen landen. Dabei werden oft Steine verschiedener Herkunftsländer vermischt. 

Den Ansprüchen der Kund:innen werden diese Bedingungen nicht gerecht: Liebhaber:innen von Saphiren wünschen sich einheitliche Farben und Größen sowie Transparenz über Herkunft, Behandlungsart und Abbaubedingungen.

Tresor statt Lager

Etwas so Besonderes wie ein Edelstein aus Sri Lanka erfordert besondere Vertriebswege. Ceylons setzt auf Direktvertrieb mit Außendienst und ist auf Messen vertreten. Das Geschäft basiert auf Kommissionierung – denn jeder Edelstein ist einzigartig und will deshalb vor dem Kauf begutachtet werden: Das Startup verleiht Einzelstücke an Goldschmied:innen oder Juwelier:innen, die gemeinsam mit ihren Kund:innen den passenden Stein auswählen. Die anderen Saphire werden zurückgeschickt. 

Die Steine lagern in Tresoren an verschiedenen Standorten. Um den Überblick darüber zu behalten, wo sich welcher Stein gerade befindet, setzten Peter und Leander zunächst Excel-Listen ein. Peter berichtet, wie es ihnen damit erging: „In den Listen ging die Übersicht darüber, wo welches Produkt liegt, komplett verloren und wir wussten nie, ob die Listen richtig gepflegt wurden.“ 

Transparenz über den Warenbestand war damit für das Startup mit seinem retourenintensiven Business-Modell nicht zu erreichen. Die Excel-Listen und technische Insellösungen führten gleich an mehreren Stellen zu Problemen im Business-Ablauf:

• hohe Fehleranfälligkeit verschiedener Prozesse

• mehrfache manuelle Datenpflege in fast jedem Prozess

• kostspielige Fehler in der Lagerhaltung

• keine direkte Übersicht über ausgeliehene Ware

• Verwaltung von Produkt- und Adressstammdaten

• mühsamer Abgleich von Zahlungsflüssen und Rechnungen

• zeitaufwendiges Reporting

Insgesamt verloren Peter und Leander viel Zeit mit der Verwaltung ihrer Daten und Prozesse, die sie lieber in wichtigere Themen und den Ausbau ihres Geschäfts investiert hätten.

Standardsoftware statt Eigenentwicklung

Zum Führen eines Unternehmens gehört das Organisieren vieler Daten. „Das war mit Excel immens aufwendig und fehleranfällig“, weiß Peter heute. Mit der Datenzahl wuchsen die Probleme. Um sie zu lösen und ihr Business auch online besser aufzustellen, testeten die Founder zunächst mehrere industriespezifische Systeme und dachten sogar über eine Eigenentwicklung nach. 

Schließlich suchten sie Rat bei befreundeten Founder:innen. Sie hörten immer wieder: Baut euer Business besser auf bestehender Software auf, die ihr an eure Anforderungen und euer Wachstumstempo anpassen und über Schnittstellen erweitern könnt und überlasst Wartung und Updates dem Anbieter. 

Einen weiteren wichtigen Tipp erhielten die Founder von einem befreundeten IT-Experten: Er empfahl ihnen Xentral, da er die Business Software selbst nutzt. Im Dezember 2021 nahm Peter sich also Zeit für eine Online-Demo und mehrere Gespräche mit Xentral. Wenige Monate später lief das Business in Xentral.

Stein für Stein den Überblick behalten

Die Ceylons-Founder haben eine Business Operations Software gesucht, die ihre internen Prozesse optimiert und gleichzeitig zukünftiges Wachstum und neue Vertriebskanäle unterstützt. Mit Xentral haben sie die beste Lösung dafür gefunden. 

„Wir wissen jetzt jederzeit, wo unsere Steine sich gerade befinden und können Prozesse wie die Zurückführung der Retouren ins Lagermanagement und die Rechnungsstellung automatisieren. Das ist für uns ein riesengroßer Vorteil“, sagt Peter.

Die Lieblingsfunktionen von Ceylons in Xentral

• Management von Stammdaten 

• Abgleich von Rechnungen und Banking

• DATEV-Anbindung

• Schnittstelle zum Webshop

• Automatisierungen für die Logistik

• Lagermanagement

• automatisiertes Mahnwesen

„Das Vertrauen in die Richtigkeit der Daten und zu wissen, dass wir mit Xentral für weiteres Wachstum gewappnet sind, nimmt uns eine große Last von den Schultern“, fasst Peter die Rolle von Xentral für sein Business zusammen.

Ausblick: Faire Edelsteine für alle

In Zukunft planen Peter und Leander, eine Saphir-Datenbank aufzubauen und ihren B2B-Kunden damit die Auswahl und das Ausleihen der Steine zu erleichtern. Die Datenbank wird an Xentral angebunden. Das Ceylons-Team muss dann nur noch die entsprechenden Steine aus dem Tresor nehmen und abwiegen, um den Karatpreis zu ermitteln und direkt die Rechnung zu stellen.

Das Ziel ist es, das sehr klassische Offline-Geschäft auch online anzubieten. Besonders hilfreich werden für die Founder dabei die Cross-Border-Funktionen sein, die Xentral für den E-Commerce anbietet. 

Mit der Business Operations Software sind Peter und Leander jetzt bestens aufgestellt, um ihre Vision „Fair for everyone“ im Edelsteinhandel und in der Schmuckwelt zu verankern und ihrer Pionierrolle als nachhaltiger Saphir-Anbieter gerecht zu werden. 

Peters Founder-Tipp für dein Business

Zum Schluss hat Peter noch einen Tipp für dein Business: „Wir haben den Fehler gemacht, die volle Komplexität unseres Unternehmens im ersten Schritt der Einführung von Xentral optimieren zu wollen. Rückblickend wäre hier ein Step-by-step-Ansatz der schnellere Weg gewesen.“

So gehst du am besten vor: „Wichtig ist, dass dir die umzusetzenden Funktionen klar sein sollten. Suche dir einen Berater, der sich inhaltlich mit den Problemen deiner Prozesse auseinandersetzt und plane dann die schrittweise Umsetzung in Xentral.“

Wenn du jetzt inspiriert bist, deine eigenen Business Operations zu verbessern, dann probiere Xentral unverbindlich aus. Für individuelle Fragen buchst du dir am besten einen Demo-Call mit unseren Expert:innen. Jetzt loslegen!

Steckbrief: CEYLONS | MUNICH Janowski & Schorr GbR